e-Certis: hogyan bizonyítsd külföldön a cég alkalmasságát?

Mi az az e-Certis és mikor kötelező használni?

Külföldi tenderen indulnál, de más nevű igazolást kérnek, mint amit itthon ismersz? Az e-Certis segít összehasonlítani az igazolástípusokat. Ami Magyarországon a NAV adóigazolás vagy a Cégbíróság által kibocsátott cégkivonat, az Romániában a Certificat de atestare fiscală és a Certificat constatator az ONRC-től, Szlovákiában a potvrdenie daňového úradu és a výpis z obchodného registra, Ausztriában pedig a Firmenbuchauszug és a Rückstandsbescheinigung.

Az Európai Unió ezen adminisztratív akadályok lebontására hozta létre az e-Certis rendszert. A 2014/24/EU irányelv hatálya alá tartozó eljárásokban a 61. cikk előírja az e-Certis használatát. Az uniós értékhatár alatti és más eljárásokra a megfelelő nemzeti szabályokat is ellenőrizni kell:

• Az ajánlatkérőknek kötelezően igénybe kell venniük az e-Certist a határon átnyúló bizonyítékok vizsgálatakor.
• Elsősorban az e-Certisben nyilvántartott igazolástípusokat és dokumentumformákat kell megkövetelniük.

Az e-Certis segít az eltérő nevű nemzeti dokumentumok tartalmi összehasonlításában. Az ajánlatkérőnek azonban külön kell vizsgálnia, hogy a konkrét irat igazolja-e az előírt feltételt, aktuális-e és megfelel-e a jogszerű formai követelményeknek; a katalógusbejegyzés nem elfogadási garancia. [1]

Hogyan működik a bizonyítékok megfeleltetése?

A keresésben három dolgot kapcsolsz össze:

1. Követelmény (Criterion): Meghatározza a közbeszerzési feltételt, például a büntetlen előéletet (2014/24/EU 57. cikk (1)), adótartozás-mentességet (57. cikk (2)), vagy a szakmai nyilvántartásba vételt (58. cikk (2) és XI. melléklet).
2. Kibocsátó ország (Issuing Country): Megjelöli, hogy az adott gazdasági szereplő mely tagállamban letelepedett.
3. Dokumentum (Evidence): Kilistázza a kibocsátó hatóságot, az irat pontos helyi megnevezését, a beszerzés módját és az érvényességi feltételeket.

Releváns szakmai nyilvántartások (XI. melléklet)

A 2014/24/EU irányelv XI. melléklete rögzíti az egyes tagállamok elismert kereskedelmi és szakmai nyilvántartásait:

• Magyarország: Cégnyilvántartás, egyéni vállalkozók nyilvántartása.
• Románia: Registrul Comerțului (ONRC).
• Szlovákia: Obchodný register.
• Ausztria: Firmenbuch, Gewerberegister.

Amennyiben az ajánlatkérő a szakmai tevékenység végzésére való jogosultság igazolását kéri, az e-Certis segítségével azonosíthatja a releváns nemzeti nyilvántartást; a tényleges bejegyzés tartalmát külön kell ellenőriznie. [2]

Tagállami jogharmonizáció és sajátosságok

A nemzeti igazolási szabályok és az e-Certis használata együtt alkalmazandók:

Magyarország. A 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 10. § (1) alapján a nem Magyarországon letelepedett ajánlattevők kizáró okainak ellenőrzésére a rendeletben meghatározott esetekben a megfelelő állam illetékes hatóságának igazolását kell elfogadni. Az e-Certis a megfeleltetéshez ad tájékoztatást. [3]

Románia. A Legea nr. 98/2016 198–199. cikke szerint az ANAP feladata az e-Certis román adatainak folyamatos frissítése. Az ajánlatkérők az e-Certisből indulnak ki a DUAE ellenőrzésekor. [4]

Szlovákia. A Zákon č. 343/2015 Z. z. § 32 ods. 4–5 alapján, ha az állam nem adja ki a felsorolt igazolást vagy egyenértékű iratot, a külföldi ajánlattevő a saját állama joga szerinti becsületbeli nyilatkozatot használhat. Ha ilyen intézmény nincs, az előírt szerv előtt tett nyilatkozat jöhet szóba.

Ausztria. A BVergG 2018 § 80 Abs. 7 alapján az ajánlatkérő e-Certis segítségével vizsgálja a külföldi igazolások egyenértékűségét. [5]

Az e-Certis 3 legfontosabb korlátja

A katalógus segít eligazodni, de a konkrét iratot külön kell ellenőrizni. Három korlátot érdemes észben tartanod:

1. Nem automatikus adatbázis-lekérdezés (59. cikk (5) bekezdés): Az e-Certis egy információs katalógus, nem pedig közvetlen adatlekérdező felület. Az, hogy egy igazolás szerepel az e-Certisben, nem mentesíti az ajánlattevőt a benyújtás alól, az 59. cikk (5) bekezdése szerinti mentesség viszont alkalmazható, amennyiben az ajánlatkérő az igazolást vagy a szükséges adatokat ingyenesen és közvetlenül eléri, illetve már birtokolja a megfelelő iratot. [6]
2. Nem jelent garanciát vagy felülhitelesítést (Apostille-kérdés): Az e-Certis rögzíti az irattípusokat, de nem hitelesít konkrét iratokat. Ha egy tagállami eljárás jogszerűen kéri a hiteles másolatot vagy fordítást, az e-Certis megléte önmagában nem váltja ki a formai követelményeket.
3. Hiányzó igazolás helyettesítése (60. cikk (2) bekezdés): A 60. cikk (2) bekezdésében meghatározott kizáró okoknál, ha az érintett állam nem ad ki igazolást, vagy az nem fedi le az összes előírt esetet, eskü alatt tett nyilatkozat alkalmazható. Ahol eskünyilatkozat nincs, illetékes bíróság, közigazgatási hatóság, közjegyző vagy szakmai/kereskedelmi testület előtt tett ünnepélyes nyilatkozat használható. Ez nem általános pótlási szabály minden alkalmassági iratra. [7]

Gyakorlati teendők határon átnyúló pályázáskor

1. Előzetes ellenőrzés az ESPD / EEKD kitöltése előtt: Keresd meg a célország elvárásait és a saját országod igazolástípusait az Európai Bizottság e-Certis felületén.
2. Adatbázis-elérhetőség megadása: Amennyiben a magyar igazolás (pl. E-cégjegyzék, NAV köztartozásmentes adatbázis) közvetlenül elérhető, pontos URL-lel, azonosítóval és szükség esetén hozzáférési hozzájárulással hivatkozz rá az ESPD-ben. A tájékoztató online cégadat nem minden esetben helyettesít hivatalos cégkivonatot. [8]
3. Tisztázási kérés határidő előtt: Ha a külföldi ajánlatkérő olyan dokumentumot követel, ami a te országodban nem létezik, az e-Certis linkjére és a 2014/24/EU irányelv 60–61. cikkére hivatkozva kérj írásos megerősítést a helyettesítő dokumentum vagy nyilatkozat elfogadásáról. [7] [1]

Utolsó szakmai felülvizsgálat: 2026-10-07