Ali izpis iz registra ali davčno potrdilo pri javnem naročanju v EU potrebuje apostille?

Izvor, vsebina in jezik so tri ločena vprašanja

Razpis zahteva tujo listino podjetja? Ločeno preverite izvor, dokazovano dejstvo ter jezikovne in oblikovne zahteve. Apostille ne naredi starega davčnega potrdila aktualnega in ne dokazuje okoliščine, o kateri listina nima podatkov.

Spodnji okvir dokazovanja velja za naročila na področju uporabe Direktive 2014/24/EU. Ne prenaša se samodejno na vsa naročila pod nacionalnimi pragovi, naročila na infrastrukturnem področju ali koncesije. Preveriti je treba tudi nacionalne predpise o prenosu in dokumentacijo konkretnega postopka.

Kaj potrjuje apostille?

Haaška konvencija z dne 5. oktobra 1961 omogoča uporabo apostille namesto diplomatske ali konzularne legalizacije. Potrjuje pristnost podpisa, funkcijo podpisnika in po potrebi istovetnost pečata ali žiga. Ne potrjuje pravilnosti vsebine ali sprejemljivosti dokaza v javnem naročanju.

Preverite veljavnost konvencije med obema državama in razvrstitev listine. Izjeme vključujejo diplomatske oziroma konzularne listine ter upravne listine, ki se neposredno nanašajo na trgovinske ali carinske posle. To ne pomeni samodejne izključitve vseh dokumentov podjetij. Po 3. členu apostille ni mogoče zahtevati, če pravila ali praksa države prejemnice oziroma meddržavni sporazum formalnost odpravljajo, poenostavljajo ali listino oproščajo. [2].

Uredba 2016/1191 ne oprošča vseh uradnih dokumentov

Uredba zajema javne listine, ki jih izda država članica in se predložijo organom druge države članice, njihov glavni namen pa je dokazovanje dejstev iz 2. člena. Med njimi so na primer rojstvo, smrt, ime, zakonska zveza, starševstvo, prebivališče in državljanstvo ter pod posebnimi pogoji nekaznovanost. Zajema tudi nekatere volilne listine državljanov EU. Po 4. členu so zajete listine in njihove overjene kopije oproščene legalizacije in podobnih formalnosti.

Za nekaznovanost člen 2(1)(m) zahteva izdajo za državljana EU s strani organov njegove države članice državljanstva. Preverite tudi druge pogoje glede organa prejemnika in uporabe. Člen 2(3) izključuje listino tretje države tudi, če je njeno kopijo overil organ države članice. Pri dokumentih podjetja odločajo posebna pravila in zahteve naročila.

Potrdilo o nekaznovanosti poslovodne osebe se zato lahko obravnava drugače kot davčno potrdilo podjetja. Oprostitev apostille ne pomeni samodejnega priznanja pravnih učinkov vsebine niti samodejnega izpolnjevanja pogoja za sodelovanje. [1]; [6].

Najprej preverite, ali je dokazilo sploh treba predložiti

Člen 59 Direktive 2014/24/EU določa sprejem enotnega evropskega dokumenta v zvezi z oddajo javnega naročila, ESPD, kot posodobljene lastne izjave ob predložitvi prijave za sodelovanje ali ponudbe. Kot predhodni dokaz sprva nadomesti ustrezna potrdila organov ali tretjih oseb. Ne pomeni dokončne oprostitve dokazovanja. Naročnik lahko med postopkom zahteva vsa ali nekatera dokazila, kadar je to potrebno za pravilno izvedbo.

Pred oddajo naročila je praviloma treba od izbranega ponudnika zahtevati posodobljena dokazila. Člen 59(4) vsebuje izjemo za določena naročila na podlagi okvirnih sporazumov. Po odstavku 5 predložitev odpade v obsegu, v katerem lahko naročnik listine ali ustrezne informacije pridobi neposredno in brezplačno iz nacionalne zbirke podatkov države članice. Obstaja tudi pravilo za dokazila, ki jih že ima. V ESPD navedite naslov zbirke, identifikacijske podatke in po potrebi soglasje. Obstoj javne spletne strani sam po sebi ne dokazuje dostopa do vseh potrebnih verodostojnih informacij. [3].

Priznavanje dokazil in e-Certis

Člen 60 omejuje dokazna sredstva, ki jih je mogoče zahtevati. Za določene razloge za izključitev je treba kot zadostne dokaze sprejeti ustrezne izpise iz evidenc, enakovredne listine ali potrdila pristojnih organov države izvora ali sedeža v skladu s tem členom. Če država listin iz odstavka 2 ne izdaja ali te ne zajemajo vseh naštetih primerov, jih lahko pod pogoji člena nadomesti zaprisežena izjava ali slovesna izjava pred pristojnim organom. To ni splošno dovoljenje za zamenjavo vsake manjkajoče priloge z lastno izjavo. [4].

Člen 61 zahteva, da naročniki uporabljajo e-Certis in zahtevajo predvsem vrste potrdil in dokazil, ki so tam navedene. Orodje pomaga primerjati listine različnih držav. Ne izdaja apostille in ne zagotavlja sprejema konkretne listine. Vpis v e-Certis se razlikuje od neposrednega brezplačnega dostopa po členu 59(5). Členi 59–61 sami ne določajo splošne oprostitve apostille za vsa dokazila v javnem naročanju. [5].

Prevod obravnavajte ločeno

Na področju uporabe Uredbe 2016/1191 člen 6 odpravlja zahtevo za prevod pri določenih listinah v sprejetem jeziku. Pri navedenih listinah lahko večjezični standardni obrazec odpravi potrebo po prevodu, če organ prejemnik meni, da podatki zadostujejo. Na istem področju uporabe je treba v vseh državah članicah sprejeti overjen prevod osebe, ki je za to usposobljena po pravu države članice. Pravila ni mogoče splošno razširiti na prevode izpisov podjetij in davčnih potrdil. Pri njih preverite jezik in zahtevano obliko prevoda v dokumentaciji naročila. Overitev prevoda in apostille izvorne listine sta različni dejanji. [7].

Praktični koraki pred rokom

1. Za vsako listino zabeležite pogoj, ki ga dokazuje, zadevno osebo ali podjetje, državo in organ izdaje ter čas predložitve.
2. Preverite ESPD, neposreden brezplačen dostop ter dokazila, ki jih naročnik že ima.
3. Preverite natančno področje Uredbe 2016/1191 ter druge nacionalne ali meddržavne oprostitve. Šele nato določite potrebo po apostille in pristojni organ izdaje.
4. Ločeno preberite zahteve za izvirnik/kopijo, aktualnost, jezik in prevod.
5. Pravočasno pisno zahtevajte pojasnilo: »Na kateri pravni podlagi se za listino Y organa X zahteva apostille? Ali je dopustna enakovredna listina po e-Certis ali neposredna poizvedba v navedeni zbirki?«
6. Shranite odgovor in uporabljeno pravno podlago. Sporne zahteve ne prezrite samovoljno; posebej spremljajte roke za pojasnila in pravno varstvo.

Utolsó szakmai felülvizsgálat: 2026-10-07