Treba apostilu na výpis z registra alebo daňové potvrdenie vo verejnom obstarávaní v EÚ?

Pôvod, obsah a jazyk listiny sú odlišné otázky

Vyžaduje súťaž zahraničný firemný doklad? Osobitne preverte pôvod, preukazovanú skutočnosť a jazykové či formálne požiadavky. Apostila neaktualizuje staré daňové potvrdenie a nepreukáže okolnosť, o ktorej listina nič neuvádza.

Nasledujúci rámec sa týka obstarávaní v pôsobnosti smernice 2014/24/EÚ. Nemožno ho automaticky preniesť na všetky zákazky pod vnútroštátnymi limitmi, obstarávanie v osobitných odvetviach ani koncesie. Preverte transpozičné predpisy a podklady konkrétneho postupu.

Čo apostila osvedčuje?

Podľa Haagskeho dohovoru z 5. októbra 1961 apostila nahrádza diplomatické alebo konzulárne vyššie overenie. Osvedčuje pravosť podpisu, postavenie podpisujúcej osoby a prípadne totožnosť pečate alebo odtlačku. Neosvedčuje správnosť obsahu ani prijateľnosť dôkazu v obstarávaní.

Treba preveriť účinnosť dohovoru medzi dotknutými štátmi a povahu listiny. Výnimkami sú napríklad diplomatické alebo konzulárne listiny a správne listiny priamo súvisiace s obchodnými či colnými operáciami; neznamená to automatické vylúčenie všetkých firemných listín. Podľa článku 3 nemožno apostilu požadovať, ak predpisy či prax prijímajúceho štátu alebo dohoda medzi štátmi formalitu zrušili či zjednodušili alebo listinu oslobodili. [2].

Nariadenie 2016/1191 neoslobodzuje všetky úradné doklady

Vzťahuje sa na verejné listiny vydané v členskom štáte, ktoré sa predkladajú orgánom iného členského štátu a ktorých hlavným účelom je preukázanie skutočností uvedených v článku 2. Ide napríklad o narodenie, úmrtie, meno, manželstvo, rodičovstvo, bydlisko či občianstvo a za osobitných podmienok neexistenciu záznamu v registri trestov. Zahŕňa aj určité volebné listiny občanov EÚ. Článok 4 oslobodzuje listiny v tomto rozsahu a ich osvedčené kópie od vyššieho overenia a podobných formalít.

Pri neexistencii záznamu v registri trestov článok 2 ods. 1 písm. m) vyžaduje vydanie pre občana EÚ orgánmi štátu jeho občianstva. Preverte aj ostatné podmienky týkajúce sa prijímajúceho orgánu a použitia. Článok 2 ods. 3 vylučuje listinu tretieho štátu aj vtedy, keď jej kópiu osvedčil orgán členského štátu. Pri firemných listinách rozhodujú osobitné predpisy a podmienky zákazky.

Doklad o bezúhonnosti konateľa sa preto môže posudzovať inak ako daňové potvrdenie spoločnosti. Oslobodenie od apostily neznamená automatické uznanie právnych účinkov obsahu ani splnenie podmienky účasti. [1]; [6].

Najprv zistite, či sa doklad vôbec predkladá

Článok 59 smernice 2014/24/EÚ upravuje jednotný európsky dokument, JED/ESPD, ako aktualizované vlastné vyhlásenie pri predložení žiadosti o účasť alebo ponuky. Ako predbežný dôkaz spočiatku nahrádza príslušné potvrdenia orgánov alebo tretích osôb. Nejde o konečné oslobodenie od dokazovania. Verejný obstarávateľ môže počas postupu požadovať všetky alebo niektoré podporné doklady, ak je to potrebné na jeho riadny priebeh.

Pred zadaním zákazky sa spravidla požadujú aktualizované doklady od vybraného uchádzača. Článok 59 ods. 4 obsahuje výnimku pre určité zákazky založené na rámcových dohodách. Podľa odseku 5 netreba predložiť doklad alebo informáciu v rozsahu, v ktorom ich verejný obstarávateľ môže získať priamo a bezplatne z vnútroštátnej databázy niektorého členského štátu; osobitne sa upravujú aj doklady, ktoré už má. V JED uveďte adresu databázy, identifikátory a prípadný súhlas. Samotná existencia verejnej webovej stránky nepreukazuje dostupnosť všetkých potrebných hodnoverných údajov. [3].

Uznávanie dôkazov a e-Certis

Článok 60 obmedzuje požadované dôkazné prostriedky. Pri určených dôvodoch na vylúčenie sa musia ako dostatočné dôkazy prijať príslušné výpisy z registrov, rovnocenné listiny alebo potvrdenia kompetentných orgánov štátu pôvodu či usadenia podľa tohto článku. Ak štát nevydáva listiny uvedené v odseku 2 alebo nepokrývajú všetky vymenované prípady, môžu byť za podmienok článku nahradené prísažným vyhlásením alebo slávnostným vyhlásením pred príslušným orgánom. Nejde o všeobecné právo nahradiť každú chýbajúcu prílohu vlastným vyhlásením. [4].

Podľa článku 61 musia verejní obstarávatelia využívať e-Certis a požadovať predovšetkým typy dokladov, ktoré sú v ňom uvedené. Nástroj pomáha porovnať doklady rôznych štátov; nevydáva apostily ani nezaručuje prijatie konkrétneho dokladu. Záznam v e-Certis nie je totožný s priamym bezplatným prístupom podľa článku 59 ods. 5. Zo samotných článkov 59–61 nevyplýva všeobecné oslobodenie všetkých dokladov od apostily. [5].

Preklad preverujte samostatne

V pôsobnosti nariadenia 2016/1191 článok 6 odstraňuje požiadavku prekladu pri niektorých listinách v akceptovanom jazyku. Pri vymenovaných listinách môže viacjazyčný štandardný formulár nahradiť preklad, ak prijímajúci orgán považuje informácie za dostatočné. V tej istej pôsobnosti sa musí vo všetkých členských štátoch prijať osvedčený preklad vyhotovený osobou oprávnenou podľa práva niektorého členského štátu. Pravidlo nemožno všeobecne rozšíriť na preklady firemných výpisov a daňových potvrdení. Pri nich overte jazyk a požadovanú formu prekladu v súťažných podkladoch. Osvedčenie prekladu a apostila základnej listiny sú rôzne úkony. [7].

Praktický postup pred lehotou

1. Pri každej listine zaznamenajte preukazovanú podmienku, dotknutú osobu alebo spoločnosť, štát a vydávajúci orgán aj čas predloženia.
2. Preverte JED, priamy bezplatný prístup a doklady, ktoré verejný obstarávateľ už má.
3. Overte presnú pôsobnosť nariadenia 2016/1191 a ďalšie vnútroštátne či zmluvné oslobodenia. Až potom posudzujte potrebu apostily a kompetentného vydavateľa.
4. Samostatne skontrolujte originál/kópiu, aktuálnosť, jazyk a preklad.
5. Včas písomne požiadajte o vysvetlenie: „Na akom právnom základe sa žiada apostila na listinu Y orgánu X? Je prípustný rovnocenný doklad podľa e-Certis alebo priame získanie údajov z uvedenej databázy?”
6. Uschovajte odpoveď aj použitý právny základ. Spornú požiadavku svojvoľne neignorujte; osobitne sledujte lehoty na vysvetlenie a opravné prostriedky.

Utolsó szakmai felülvizsgálat: 2026-10-07