Brauchen Registerauszüge oder Steuerbescheinigungen bei öffentlichen Vergaben in der EU eine Apostille?

Herkunft, Beweisinhalt und Sprache getrennt prüfen

Die Ausschreibung verlangt eine ausländische Unternehmensurkunde? Prüfen Sie Herkunft, nachzuweisende Tatsache sowie Sprach- und Formvorgaben getrennt. Eine Apostille macht eine alte Steuerbescheinigung nicht aktuell und belegt keine Umstände, zu denen die Urkunde nichts aussagt.

Der folgende Nachweisrahmen gilt für Beschaffungen im Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU. Er lässt sich nicht automatisch auf sämtliche nationalen Unterschwellenvergaben, Sektorenvergaben oder Konzessionen übertragen. Maßgeblich sind auch die nationalen Umsetzungsvorschriften und die konkreten Vergabeunterlagen.

Was bestätigt die Apostille?

Nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 kann eine Apostille die diplomatische oder konsularische Legalisation ersetzen. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft des Unterzeichners und gegebenenfalls die Identität des Siegels oder Stempels. Die inhaltliche Richtigkeit und die vergaberechtliche Verwendbarkeit bescheinigt sie nicht.

Zu prüfen sind die Geltung des Übereinkommens im Verhältnis beider Staaten und die Einordnung der Urkunde. Ausnahmen bestehen etwa für diplomatische oder konsularische Urkunden sowie Verwaltungsurkunden, die sich unmittelbar auf Handels- oder Zollgeschäfte beziehen. Daraus folgt kein pauschaler Ausschluss aller Unternehmensunterlagen. Nach Artikel 3 darf auch die Apostille nicht verlangt werden, wenn Vorschriften oder Praxis im Empfangsstaat oder eine zwischenstaatliche Vereinbarung die Formalität aufgehoben, vereinfacht oder die Urkunde davon befreit haben. [2].

Die Verordnung 2016/1191 erfasst nicht jede amtliche Urkunde

Sie betrifft öffentliche Urkunden eines Mitgliedstaats, die Behörden eines anderen Mitgliedstaats vorgelegt werden und deren Hauptzweck der Nachweis der in Artikel 2 genannten Tatsachen ist. Dazu gehören beispielsweise Geburt, Tod, Name, Ehe, Elternschaft, Wohnsitz und Staatsangehörigkeit sowie unter besonderen Voraussetzungen das Fehlen von Vorstrafen. Auch bestimmte Wahlunterlagen von Unionsbürgern sind erfasst. Nach Artikel 4 sind die erfassten Urkunden und ihre beglaubigten Kopien von Legalisation und ähnlichen Förmlichkeiten befreit.

Bei Vorstrafenfreiheit verlangt Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe m die Ausstellung für einen Unionsbürger durch Behörden seines Mitgliedstaats der Staatsangehörigkeit. Prüfen Sie auch die übrigen Voraussetzungen für empfangende Behörde und Verwendung. Artikel 2 Absatz 3 schließt Drittstaatsurkunden auch dann aus, wenn eine mitgliedstaatliche Behörde die Kopie beglaubigt hat. Bei Unternehmensunterlagen entscheiden die besonderen Regeln und die Vergabeanforderungen.

Ein Führungszeugnis einer Geschäftsleitungsperson kann daher anders zu behandeln sein als die Steuerbescheinigung des Unternehmens. Die Befreiung von der Apostille bedeutet weder automatische Anerkennung der Rechtswirkungen des Inhalts noch automatische Erfüllung einer Vergabebedingung. [1]; [6].

Zunächst klären, ob der Beleg überhaupt vorzulegen ist

Artikel 59 der Richtlinie 2014/24/EU sieht bei Teilnahmeantrag oder Angebot die Einheitliche Europäische Eigenerklärung, EEE/ESPD, als aktualisierte vorläufige Eigenerklärung vor. Sie ersetzt zunächst die entsprechenden Bescheinigungen von Behörden oder Dritten. Das ist keine endgültige Befreiung vom Nachweis. Der Auftraggeber kann jederzeit alle oder einzelne ergänzende Unterlagen verlangen, soweit dies für die ordnungsgemäße Durchführung erforderlich ist.

Vor Zuschlagserteilung sind grundsätzlich aktualisierte Unterlagen vom ausgewählten Bieter anzufordern. Artikel 59 Absatz 4 enthält eine Ausnahme für bestimmte auf Rahmenvereinbarungen beruhende Aufträge. Nach Absatz 5 entfällt die Vorlage insoweit, als der Auftraggeber Bescheinigungen oder relevante Informationen unmittelbar und kostenfrei aus einer nationalen Datenbank eines Mitgliedstaats beziehen kann. Für bereits vorhandene ergänzende Unterlagen besteht ebenfalls eine Regelung. Geben Sie in der EEE Datenbankadresse, Identifikationsdaten und gegebenenfalls die Einwilligung an. Eine öffentliche Website allein belegt nicht die Verfügbarkeit aller benötigten verlässlichen Informationen. [3].

Anerkennung von Nachweisen und e-Certis

Artikel 60 begrenzt die verlangbaren Beweismittel. Für die genannten Ausschlussgründe sind die entsprechenden Registerauszüge, gleichwertigen Urkunden oder Bescheinigungen der zuständigen Behörden des Herkunfts- beziehungsweise Niederlassungsstaats nach Maßgabe des Artikels als ausreichende Nachweise anzuerkennen. Werden die Unterlagen nach Absatz 2 nicht ausgestellt oder decken sie nicht alle genannten Fälle ab, können sie unter den dortigen Voraussetzungen durch eine Erklärung unter Eid oder eine feierliche Erklärung vor einer zuständigen Stelle ersetzt werden. Das gestattet nicht, jede fehlende Anlage beliebig durch eine eigene Erklärung zu ersetzen. [4].

Artikel 61 verpflichtet Auftraggeber zur Nutzung von e-Certis und dazu, vorrangig dort erfasste Arten von Bescheinigungen und Nachweisen anzufordern. Das Instrument hilft beim Abgleich von Unterlagen verschiedener Staaten. Es stellt keine Apostillen aus und garantiert nicht die Annahme eines konkreten Nachweises. Ein Eintrag in e-Certis ist von der unmittelbaren kostenfreien Datenbankabfrage nach Artikel 59 Absatz 5 zu unterscheiden. Aus den Artikeln 59–61 allein folgt keine pauschale Apostillebefreiung für sämtliche Vergabeunterlagen. [5].

Übersetzungen gesondert behandeln

Im Anwendungsbereich der Verordnung 2016/1191 entfällt nach Artikel 6 bei bestimmten Urkunden in akzeptierten Sprachen die Übersetzung. Bei den genannten Urkunden kann ein mehrsprachiges Standardformular die Übersetzung entbehrlich machen, wenn die empfangende Behörde die Angaben für ausreichend hält. Innerhalb dieses Anwendungsbereichs muss auch eine beglaubigte Übersetzung einer nach dem Recht eines Mitgliedstaats hierzu qualifizierten Person in allen Mitgliedstaaten anerkannt werden. Das lässt sich nicht allgemein auf Übersetzungen von Unternehmensregisterauszügen und Steuerbescheinigungen ausdehnen. Prüfen Sie dafür die Sprach- und Übersetzungsvorgaben der Vergabeunterlagen. Beglaubigung der Übersetzung und Apostille der Ausgangsurkunde sind unterschiedliche Vorgänge. [7].

Praktische Prüfung vor Fristablauf

1. Erfassen Sie je Urkunde die nachzuweisende Bedingung, die betroffene Person oder das Unternehmen, Ausstellungsstaat und Behörde sowie den Zeitpunkt der Vorlage.
2. Prüfen Sie EEE, unmittelbaren kostenfreien Datenbankzugriff und bereits vorhandene Unterlagen.
3. Prüfen Sie den genauen Anwendungsbereich der Verordnung 2016/1191 sowie weitere nationale oder zwischenstaatliche Befreiungen. Erst danach klären Sie Apostillebedarf und zuständige Ausstellungsstelle.
4. Lesen Sie die Anforderungen an Original/Kopie, Aktualität, Sprache und Übersetzung getrennt.
5. Fordern Sie rechtzeitig eine schriftliche Klarstellung an: „Auf welcher Rechtsgrundlage wird die Apostille für Urkunde Y der Behörde X verlangt? Ist der gleichwertige e-Certis-Nachweis oder der unmittelbare Zugriff auf die genannte Datenbank zulässig?”
6. Bewahren Sie Antwort und Rechtsgrundlage auf. Ignorieren Sie eine zweifelhafte Anforderung nicht eigenmächtig; beachten Sie die jeweiligen Fristen für Fragen und Rechtsschutz.

Utolsó szakmai felülvizsgálat: 2026-10-07