Kell apostille a cégkivonatra vagy adóigazolásra EU-s közbeszerzésben?

Három külön kérdésre kell válaszolni

Külföldi cégiratot kérnek a tenderhez? Három dolgot nézz meg külön: az irat eredetét, a benne igazolt tényt és a benyújtás nyelvi, formai követelményeit. Az apostille nem tesz egy régi adóigazolást aktuálissá, és nem igazol olyan körülményt, amelyről az alapirat nem szól.

Az alábbi uniós bizonyítási keret a 2014/24/EU irányelv hatálya alá tartozó közbeszerzésekre vonatkozik. Nem lehet minden nemzeti értékhatár alatti beszerzésre, közszolgáltatói eljárásra vagy koncesszióra automatikusan átvinni. A nemzeti átültető szabályt és a konkrét eljárás dokumentációját is meg kell nézni.

Mit jelent az apostille?

Az 1961. október 5-i Hágai Egyezmény szerinti apostille a diplomáciai vagy konzuli felülhitelesítés helyett alkalmazható tanúsítvány. Az aláírás hitelességét, az aláíró minőségét és adott esetben a pecsét vagy bélyegző azonosságát igazolja; az okirat tartalmának helyességét és közbeszerzési elfogadhatóságát nem tanúsítja.

Az egyezmény alkalmazásához ellenőrizni kell a két érintett állam közötti hatályt és az irat besorolását. Vannak kivételek, például a diplomáciai/konzuli iratok és a közvetlenül kereskedelmi vagy vámügyletekkel kapcsolatos közigazgatási iratok; ettől nem válik minden vállalati irat automatikusan kivétellé. A 3. cikk szerint apostille sem követelhető, ha a fogadó állam szabályai vagy gyakorlata, illetve államközi megállapodás megszüntette vagy egyszerűsítette ezt az alakiságot, vagy az iratot mentesítette. [2].

A 2016/1191 rendelet mentessége szűkebb a „hivatalos irat” fogalmánál

A rendelet olyan tagállami közokiratokra terjed ki, amelyeket másik tagállam hatóságának mutatnak be, és amelyek elsődleges célja a 2. cikkben felsorolt tények igazolása. Ide tartozik például a születés, halál, név, házasság, szülői jogállás, lakóhely és állampolgárság, valamint külön feltételekkel a büntetlen előélet; az uniós polgárok egyes választási iratai is ide tartoznak. A hatályba tartozó közokirat és hiteles másolata a 4. cikk szerint mentes a felülhitelesítéstől és hasonló alakiságtól.

A természetes személy büntetlen előéletét igazoló iratnál a 2. cikk (1) m) feltétele, hogy uniós polgár számára, az állampolgársága szerinti tagállam hatósága állítsa ki. A fogadó szervre és a felhasználásra vonatkozó többi feltételt is ellenőrizd. A harmadik országból származó iratot a 2. cikk (3) akkor is kizárja, ha másolatát tagállami hatóság hitelesítette. Cégiratnál a külön szabályok és a tender követelményei döntők.

Egy vezető erkölcsi bizonyítványa ezért eltérően kezelhető a cég adóigazolásától. Az apostille-mentesség nem jelenti az irat tartalmához fűződő joghatások vagy a tenderfeltétel teljesítésének automatikus elismerését. [1]; [6].

Előbb tisztázd, szükséges-e egyáltalán a háttérigazolás

A 2014/24/EU 59. cikke alapján a részvételi jelentkezés vagy ajánlat benyújtásakor az ESPD, magyarul EEKD, aktualizált önnyilatkozatként előzetesen helyettesíti a megfelelő hatósági vagy harmadik féltől származó igazolásokat. Ez nem végleges igazolási mentesség. Az ajánlatkérő az eljárás bármely pontján bekérhet minden vagy egyes háttériratokat, ha ez a megfelelő lefolytatáshoz szükséges.

Odaítélés előtt főszabály szerint a kiválasztott ajánlattevőtől aktualizált igazolások kérendők. A 59. cikk (4) meghatározott keretmegállapodásos szerződésekre kivételt tartalmaz. Az 59. cikk (5) szerint az irat vagy releváns információ benyújtása abban a körben váltható ki, amelyben az ajánlatkérő azt tagállami adatbázisból közvetlenül és ingyenesen elérheti; a már rendelkezésére álló háttériratokra is külön szabály vonatkozik. Az ESPD-ben add meg az adatbázis címét, az azonosító adatokat és szükség esetén a hozzájárulást. Egy nyilvános weboldal létezése önmagában nem bizonyítja, hogy minden szükséges hiteles adat így hozzáférhető. [3].

Elismerés és e-Certis: a bizonyítás tartalma számít

A 60. cikk korlátozza a kérhető bizonyítási eszközöket. A meghatározott kizáró okok körében az illetékes származási vagy letelepedési állami hatóság megfelelő nyilvántartási kivonatát, egyenértékű dokumentumát, illetve a megfelelő hatósági igazolást elegendő bizonyítékként el kell fogadni. Ha a 60. cikk (2) körében az ország nem ad ki ilyen iratot, vagy az nem fedi le a felsorolt eseteket, a cikk szerinti eskü vagy illetékes szerv előtt tett ünnepélyes nyilatkozat helyettesítheti. Ez nem általános engedély bármilyen hiányzó melléklet saját nyilatkozattal pótlására. [4].

A 61. cikk szerint az ajánlatkérőknek használniuk kell az e-Certist, és elsősorban az ott szereplő igazolástípusokat kell kérniük. Az eszköz a különböző országok iratainak megfeleltetését segíti; nem ad apostille-t, és nem garantálja az adott irat elfogadását. Az e-Certisben szereplés különbözik az 59. cikk (5) szerinti ingyenes, közvetlen hozzáféréstől. A 59–61. cikkből önmagában nem következik minden közbeszerzési irat általános apostille-mentessége. [5].

A fordítást külön kezeld

A 2016/1191 rendelet hatályán belül a 6. cikk szerint bizonyos elfogadott nyelvű okiratoknál nem kérhető fordítás. Meghatározott iratoknál a többnyelvű formanyomtatvány is kiválthatja a fordítást, ha a fogadó hatóság a benne szereplő információt elegendőnek tartja. Ugyanezen hatályon belül a valamely tagállam joga szerint jogosult személy által készített hiteles fordítást minden tagállamban el kell fogadni. Ez a rendelkezés nem terjeszthető ki általánosan a cégkivonatok és adóigazolások fordítására. Ezeknél ellenőrizd a tender nyelvi és fordítási követelményeit; egy fordítás hitelesítése és az alapirat apostille-ja eltérő művelet. [7].

Gyakorlati ellenőrzés a határidő előtt

1. Készíts iratonként listát: mit kell igazolni, ki az érintett személy vagy vállalkozás, melyik ország és hatóság adja ki az iratot, mikor kell benyújtani.
2. Nézd meg az ESPD, a közvetlen ingyenes adatbázis-hozzáférés és a már rendelkezésre álló iratok alkalmazhatóságát.
3. Ellenőrizd a 2016/1191 pontos hatályát, majd az egyéb nemzeti vagy államközi mentességeket. Csak ezután vizsgáld az apostille szükségességét és az illetékes kiállítót.
4. Olvasd el külön az eredeti/másolat, az aktualitás, a nyelv és a fordítás előírásait. Az apostille ezeket nem pótolja.
5. Bizonytalanságnál a határidő előtt kérj írásos ajánlatkérői tisztázást: „Az X hatóság Y iratát milyen jogalapon kell apostille-lal ellátni; elfogadható-e az e-Certis szerinti egyenértékű irat vagy a megadott adatbázis közvetlen lekérdezése?”
6. Őrizd meg a választ és az alkalmazott szabályt. Egy vitatható követelményt ne hagyj figyelmen kívül saját döntéssel; a tisztázás és az esetleges jogorvoslat határidejét külön kezeld.

Utolsó szakmai felülvizsgálat: 2026-10-07