Este necesară apostila pentru un extras de registru sau un certificat fiscal într-o achiziție publică din UE?

Autenticitate, conținut și limbă: trei verificări distincte

Vi se cere un document străin al societății? Verificați separat originea, faptul dovedit și cerințele de limbă și formă. Apostila nu actualizează un certificat fiscal vechi și nu dovedește o împrejurare despre care actul nu oferă informații.

Cadrul de mai jos se referă la achizițiile care intră sub incidența Directivei 2014/24/UE. Nu se transferă automat tuturor achizițiilor sub pragurile naționale, achizițiilor sectoriale sau concesiunilor. Verificați legislația de transpunere și documentația procedurii concrete.

Ce dovedește apostila?

Convenția de la Haga din 5 octombrie 1961 permite utilizarea apostilei în locul legalizării diplomatice sau consulare. Aceasta certifică autenticitatea semnăturii, calitatea semnatarului și, după caz, identitatea sigiliului sau ștampilei. Nu certifică exactitatea conținutului și nici acceptabilitatea documentului în procedura de achiziție.

Verificați aplicabilitatea convenției între cele două state și încadrarea documentului. Sunt excluse, între altele, documentele diplomatice/consulare și documentele administrative privind direct operațiuni comerciale sau vamale; aceasta nu exclude automat toate documentele unei societăți. Potrivit articolului 3, apostila nu poate fi cerută dacă normele sau practica statului de destinație ori un acord între state elimină sau simplifică formalitatea ori scutesc documentul. [2].

Scutirea din Regulamentul 2016/1191 are un domeniu limitat

Regulamentul privește documente publice emise într-un stat membru, prezentate autorităților altui stat membru, al căror scop principal este dovedirea faptelor enumerate la articolul 2. Exemplele includ nașterea, decesul, numele, căsătoria, filiația, domiciliul și cetățenia, precum și absența antecedentelor penale în condiții specifice. Sunt acoperite și anumite documente electorale ale cetățenilor UE. Articolul 4 scutește documentele acoperite și copiile lor certificate de legalizare și formalități similare.

Pentru absența antecedentelor penale, articolul 2 alineatul (1) litera (m) cere emiterea pentru un cetățean UE de către autoritățile statului său de cetățenie. Verificați și celelalte condiții privind autoritatea destinatară și utilizarea. Articolul 2 alineatul (3) exclude actul unui stat terț chiar dacă o autoritate din UE a certificat copia. Pentru documentele societății contează normele speciale și cerințele procedurii.

Certificatul privind antecedentele penale ale unui administrator poate avea astfel un regim diferit de certificatul fiscal al societății. Scutirea de apostilă nu înseamnă recunoașterea automată a efectelor juridice ale conținutului sau îndeplinirea criteriului de participare. [1]; [6].

Verificați mai întâi dacă documentul justificativ trebuie depus

Articolul 59 din Directiva 2014/24/UE prevede acceptarea documentului european de achiziție unic, DUAE/ESPD, ca declarație actualizată pentru dovada preliminară la depunerea cererii de participare sau a ofertei. El înlocuiește inițial certificatele corespunzătoare, fără să elimine definitiv obligația de dovedire. Autoritatea poate solicita toate sau o parte dintre documentele justificative în orice moment, dacă este necesar pentru buna desfășurare a procedurii.

Înainte de atribuire, regula este solicitarea documentelor actualizate ofertantului selectat. Articolul 59 alineatul (4) prevede o excepție pentru anumite contracte bazate pe acorduri-cadru. Alineatul (5) înlătură depunerea în măsura în care autoritatea poate obține direct și gratuit documentul sau informația relevantă dintr-o bază de date națională a unui stat membru; există și regula privind documentele deja deținute. În DUAE furnizați adresa bazei, identificatorii și consimțământul, dacă este necesar. Existența unui site public nu dovedește că toate informațiile autentice necesare sunt accesibile astfel. [3].

Recunoașterea dovezilor și rolul e-Certis

Articolul 60 limitează mijloacele de probă care pot fi cerute. Pentru motivele de excludere specificate trebuie acceptate ca dovezi suficiente extrasele corespunzătoare din registre, documentele echivalente ori certificatele emise de autoritățile competente din statul de origine sau de stabilire, potrivit articolului. Dacă statul nu emite documentele vizate la alineatul (2) ori acestea nu acoperă toate cazurile enumerate, se poate utiliza declarația sub jurământ sau declarația solemnă în fața organismului competent, în condițiile articolului. Nu este o permisiune generală de a înlocui orice anexă lipsă printr-o declarație proprie. [4].

Articolul 61 cere autorităților să utilizeze e-Certis și să solicite în principal tipurile de dovezi înscrise acolo. Instrumentul ajută la identificarea documentelor echivalente din țări diferite; nu emite apostile și nu garantează acceptarea unui document. Înscrierea în e-Certis nu este aceeași condiție cu accesul direct și gratuit prevăzut la articolul 59 alineatul (5). Articolele 59–61 nu instituie, singure, o scutire generală de apostilă pentru toate documentele de achiziție. [5].

Traducerea se verifică separat

În domeniul Regulamentului 2016/1191, articolul 6 elimină traducerea pentru anumite documente în limbi acceptate. Pentru documentele specificate, formularul standard multilingv poate evita traducerea dacă autoritatea consideră informațiile suficiente. Tot în acest domeniu, traducerea certificată realizată de o persoană calificată potrivit legii unui stat membru trebuie acceptată în toate statele membre. Regula nu se extinde în general la traducerile extraselor de registru ale societăților sau ale certificatelor fiscale. Pentru acestea verificați limba și forma traducerii cerute în documentație. Certificarea traducerii și apostilarea documentului de bază sunt operațiuni diferite. [7].

Pași înainte de termenul-limită

1. Notați pentru fiecare document condiția dovedită, persoana sau societatea vizată, țara și autoritatea emitentă, precum și momentul depunerii.
2. Verificați DUAE, accesul direct gratuit și documentele deja aflate la autoritate.
3. Verificați domeniul exact al Regulamentului 2016/1191, apoi celelalte scutiri naționale sau convenționale. Abia apoi stabiliți dacă este necesară apostila și cine o emite.
4. Citiți separat cerințele privind originalul/copia, actualitatea, limba și traducerea.
5. Cereți clarificări scrise înainte de termen: „Pe ce temei se cere apostila pentru documentul Y emis de autoritatea X? Este admis documentul echivalent identificat în e-Certis sau consultarea directă a bazei indicate?”
6. Păstrați răspunsul și temeiul aplicat. Nu ignorați unilateral o cerință contestabilă; urmăriți separat termenele pentru clarificări și căile de atac.

Utolsó szakmai felülvizsgálat: 2026-10-07