EKR kezdőknek: regisztráció, ajánlat és határidők

Az első EKR-ajánlat előtt a hozzáférést, a dokumentumokat és a benyújtás visszaigazolását is érdemes külön ellenőrizned. Az alábbi lépések végigvezetnek a folyamaton.

Magyarországon a közbeszerzési eljárások főszabály szerint az Elektronikus Közbeszerzési Rendszerben (EKR) zajlanak a Kbt. 40–41. § alapján. Vannak törvényi kivételek az elektronikus kapcsolattartás és az EKR használata alól, ezért mindig az adott eljárás szabályait kell követni. Ez az útmutató a szokásos EKR-ben lefolytatott eljárásokhoz ad gyakorlati segítséget. [1]

Az EKR-nek biztosítania kell a benyújtási időpont meghatározhatóságát és az ajánlat bizalmas kezelését. A 424/2017. Korm. rendelet 4. § szerint a határidő előtt a továbbított ajánlati adatokhoz nem lehet hozzáférni; ez nem általános garancia minden technikai vagy felhasználói hiba kizárására. [2]

1. Lépés: A szervezeti regisztráció és a felhasználói fiókok kezelése

Az EKR használatának első és legfontosabb lépése a pontos regisztráció. A rendszerben élesen elválik egymástól a gazdasági szereplő (a cég vagy egyéni vállalkozás) és a természetes személy (a felhasználó):

1. Felhasználó és szervezet regisztrációja: Hozd létre a természetes személy felhasználói fiókját, majd regisztráld a szervezetet vagy kérj csatlakozást a már meglévő szervezethez. A 424/2017. Korm. rendelet 6. § alapján ugyanaz a természetes vagy jogi személy egy regisztrációval rendelkezhet. Külföldi szervezetnél a saját ország szerinti azonosítókat használd.
2. Szervezeti Adminisztrátor fiók: A céget regisztráló személy válik a szervezet elsődleges adminisztrátorává. Ő felel a céges profil karbantartásáért és a további munkatársak meghívásáért.
3. Jogosultságok és képviselet: Ellenőrizd a szervezeti és az adott eljáráshoz tartozó felhasználói jogosultságokat, valamint a képviseleti jogot vagy meghatalmazást. A technikai hozzáférés és a jogi képviseleti jogosultság két külön ellenőrizendő feltétel. [3] [4]

2. Lépés: Eljárások keresése és a dokumentumok letöltése

Az eljárások keresése az EKR nyilvános felületén regisztráció nélkül is lehetséges, azonban az érdemi részvételhez be kell lépni a rendszerbe:

• Eljáráskereső használata: Kereshetsz kulcsszavak, ajánlatkérő neve, CPV-kód vagy eljárásrend (nemzeti vs. uniós) szerint.
• Érdeklődés és értesítések: Jelezd az érdeklődést az eljárásban, és ellenőrizd az értesítési beállításokat. Az e-mail csak kiegészítő értesítés: a dokumentumokat, változásokat és határidőket rendszeresen közvetlenül az EKR-ben kövesd.
• Közbeszerzési dokumentumok letöltése: Az eljárás adatlapján közvetlenül letölthető a részletes műszaki leírás, az ajánlattételi felhívás, a szerződéstervezet és a nyilatkozatminták. [5]

3. Lépés: Kiegészítő tájékoztatás (kérdések feltevése a határidő előtt)

A formális kiegészítő tájékoztatási kérdést az EKR-ben lefolytatott eljárás erre szolgáló felületén, kellő időben küldd meg. A telefonhívás vagy e-mail nem helyettesíti ezt az eljárási cselekményt; technikai támogatást ugyanakkor kérhetsz az üzemeltető ügyfélszolgálatától.

Az ajánlatkérő a választ szintén az EKR-ben teszi közzé valamennyi gazdasági szereplő számára anonim módon, anélkül, hogy felfedné a kérdező cég kilétét. [6] [7]

4. Lépés: Az ajánlat összeállítása és benyújtása az EKR-ben

Az ajánlat összeállítása több különálló űrlapból és csatolt mellékletből áll össze:

1. Elektronikus felolvasólap kitöltése: Az ajánlati árat és az egyéb értékelési szempontokat (pl. jótállási idő, szakember tapasztalata) közvetlenül az EKR webes űrlapján kell rögzíteni. Ez alapján generálja a rendszer a hivatalos felolvasólapot.
2. EEKD: Amennyiben az eljárás megköveteli, töltsd ki az előzetes igazolásra szolgáló EEKD-t és a kötelező elektronikus űrlapokat a dokumentáció szerint. Az elérhető importfunkciót az aktuális felületen ellenőrizd.
3. Mellékletek feltöltése: A szakmai ajánlatot, költségvetést és nyilatkozatokat a dokumentációban megadott formátumban csatold. Nincs általános szabály, hogy minden melléklet kizárólag PDF lehet.
4. Aszimmetrikus titkosítás: Az ajánlat véglegesítésekor az EKR a dokumentumcsomagot kriptográfiai titkosítással zárolja. A 424/2017. Korm. rendelet 15. §-a szerint a zárolt ajánlatot az ajánlatkérő a bontási időpont előtt semmilyen módon nem ismerheti meg. [4] [8]

Mikor érkezett be az ajánlat?

A 424/2017. Korm. rendelet 15. § (3) alapján az ajánlatnak a határidőig elektronikusan be kell érkeznie; az EKR erről visszaigazolást küld, a határidő után benyújtásra nincs lehetőség. A feltöltés vagy a gomb megnyomása önmagában nem igazolja a beérkezést. Őrizd meg a visszaigazolást, és fejezd be a benyújtást jóval a határidő előtt. [9]

Üzemzavar és működési hiba: A 16. § szerinti védelemhez az üzemeltető közzétett tájékoztatása is lényeges. A határidő nem jár le többek között, ha a 22. § (2)–(3) szerinti eset legalább 24 órás folyamatos elérhetetlenséget okoz a benyújtási szakaszban, az utolsó 60 percben legalább 5 percig fennáll, vagy a határidő lejártakor fennáll. A 16. § (2) a kivizsgálandó gyanút is kezeli. Az új határidőt az ajánlatkérő határozza meg a (3)–(4) bekezdés szerint; nem egy előre rögzített automatikus időtartammal hosszabbodik. A saját internet- vagy számítógéphiba önmagában nem központi üzemzavar. [10]

Utolsó szakmai felülvizsgálat: 2026-10-07