Wie alt dürfen Firmenbuchauszug, Steuerbescheinigung und Strafregisterbescheinigung bei Vergaben sein?

Für alle Nachweise gilt keine einheitliche europäische Frist von 30 oder 90 Tagen: Die Richtlinie 2014/24/EU verlangt aktualisierte Unterlagen mit bestimmten Ausnahmen. [1] In Ungarn können vor Verfahrensbeginn ausgestellte Nachweise verwendet werden, solange ihr Inhalt zutrifft; in der Slowakei gilt die Dreimonatsgrenze für bestimmte gesetzlich aufgeführte Dokumente. [2] [3] In Rumänien haben zentrale und kommunale Steuerbescheinigungen eines Unternehmens eine Frist von 30 Tagen, rumänische Strafregisterbescheinigungen sechs Monate. In Österreich sind die verhältnismäßige Nachweisanforderung und die konkreten Ausschreibungsunterlagen zu prüfen. [4] [5] [6]

Nachweise in vier Schritten prüfen

Dokumentart und Vergabeland gemeinsam betrachten.

  1. 1. Unterlagen

    Gefordertes Dokument, bescheinigten Zustand und Vorlagezeitpunkt bestimmen.

  2. 2. Land und Dokumentart

    Die slowakischen drei Monate betreffen bestimmte Dokumente; rumänische Unternehmenssteuerbescheinigungen haben 30 Tage.

  3. 3. Register

    Zugangsbedingungen und Ausnahmen von der Befreiung prüfen.

  4. 4. Aktualisierung

    Rechtzeitig fragen und nach Aufforderung den verlangten Nachweis einreichen.

Können Sie den Firmenbuchauszug aus Ihrer Ablage noch verwenden, oder brauchen Sie sofort einen neuen? Prüfen Sie Dokumentart, Vergabeland und geforderten Nachweiszeitpunkt zusammen. Ausstellungsdatum und Aktualität des bescheinigten Zustands sind zwei unterschiedliche Fragen.

1. Warum gibt es keine einheitliche europäische Gültigkeitsfrist?

Bei Verfahren im Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU fordert der Auftraggeber grundsätzlich vor der Vergabe aktualisierte Unterlagen von dem Bieter an, der den Zuschlag erhalten soll. Ausgenommen sind Aufträge auf Grundlage einer Rahmenvereinbarung nach Artikel 33 Abs. 3 oder Abs. 4 Buchstabe a. Artikel 59–60 legen keine einheitliche kalendarische Gültigkeit für jedes Dokument fest. Prüfen Sie die Regeln nationaler Verfahren gesondert. [7]

Kann der Auftraggeber den erforderlichen Nachweis oder die Information direkt und kostenlos aus einer Datenbank eines Mitgliedstaats abrufen, entfällt die erneute Vorlage insoweit. Das gilt auch, wenn er den Nachweis bereits besitzt. Daraus folgt keine automatische Abfrage aller Register. [8]

2. Ungarn: zutreffender Inhalt und Register

Nach § 1 Abs. 7 der Regierungsverordnung 321/2015 kann ein vor Verfahrensbeginn ausgestellter Nachweis verwendet werden, solange die darin enthaltenen Tatsachen oder Daten zutreffen. Der Auftraggeber vermutet dies bis zum Gegenbeweis; eine gesonderte Erklärung über den unveränderten Inhalt ist nicht erforderlich. [2]

Beim detaillierten Nachweis in Verfahren nach dem Zweiten Teil des Kbt. wird die Steuersituation eines in Ungarn ansässigen Unternehmens anhand der Datenbank für Steuerpflichtige ohne öffentliche Schulden geprüft; fehlt der Eintrag, ist eine entsprechende NAV-Bescheinigung erforderlich. Bestimmte Unternehmensdaten werden aus kostenlos zugänglichen Registerinformationen geprüft. Strafrechtliche Ausschlussgründe werden nicht durch eine allgemeine automatische Strafregisterabfrage geprüft: Die Verordnung verlangt auch eine notariell oder von einer Wirtschafts-/Berufskammer beglaubigte Erklärung. Für in EKR zugängliche Datenbanken kann der Auftraggeber die EKR-Prüffunktion nutzen. [9]

3. Slowakei: für welche Dokumente gelten drei Monate?

Nach § 32 Abs. 2 Buchstaben a–d dürfen Strafregisterauszug, Kranken- und Sozialversicherungsbescheinigungen, Bescheinigungen der Steuer- und Zollbehörde sowie gerichtliche Bescheinigungen zu bestimmten Insolvenzlagen höchstens drei Monate alt sein. Für den Nachweis der Berechtigung zur Tätigkeit unter Buchstabe e und die Erklärung unter Buchstabe f legt dieser Absatz nicht dieselbe Dreimonatsfrist fest. Übertragen Sie sie daher nicht automatisch auf jeden Handelsregisterauszug. [3]

Die gültige Eintragung im Verzeichnis der Wirtschaftsteilnehmer (ZHS) weist die persönlichen Voraussetzungen nach § 32 Abs. 1 Buchstaben a–f nach, nicht alle Eignungskriterien. Nach § 152 Abs. 5 darf der Auftraggeber auch bei einer Eintragung zusätzlich Versicherungs-, Steuer- und Zollbescheinigungen verlangen. [10]

4. Rumänien: Steuer- und Strafregisterbescheinigungen getrennt prüfen

Die zentrale Steuerbescheinigung eines Unternehmens kann ab Ausstellung höchstens 30 Tage verwendet werden. Die Ausnahme von 90 Tagen gilt nicht für sämtliche natürlichen Personen, sondern für Personen, die keine selbständige wirtschaftliche Tätigkeit oder keinen freien Beruf ausüben. Die Bescheinigung der kommunalen Steuerbehörde ist 30 Tage gültig. [4]

Die von rumänischen Behörden ausgestellte Strafregisterbescheinigung gilt sechs Monate. Die Anforderung aktualisierter Vergabenachweise ist eine eigenständige Vorgabe: Artikel 196 Abs. 2 des Gesetzes 98/2016 regelt neben dem Grundsatz die Ausnahme für Einzelverträge auf Grundlage einer Rahmenvereinbarung und den früheren Nachweiszeitpunkt in mehrstufigen Verfahren. Lesen Sie beim ONRC-Registerdokument die konkreten Unterlagen; aus diesen Bestimmungen ergibt sich keine allgemeine ONRC-Frist von 30 Tagen. [5] [11]

5. Österreich: verhältnismäßige Anforderungen und bedingte Ergänzung

Nach § 80 Abs. 1 BVergG 2018 bestimmt der Auftraggeber die Nachweise nach §§ 81–87 verhältnismäßig zum Auftrag und sachlich gerechtfertigt. § 80 legt keine allgemeine Dreimonatsgrenze für sämtliche Dokumente fest. Der Auftraggeber kann Vorlage, Ergänzung oder Erläuterung der Nachweise innerhalb einer angemessenen Frist verlangen, soweit dies für das Verfahren erforderlich ist. Daraus folgt keine automatische Behebbarkeit jedes abgelaufenen Dokuments. [6]

Direkt und kostenlos in einer Datenbank verfügbare Nachweise müssen nicht erneut vorgelegt werden; für personenbezogene Daten ist auch die entsprechende Zustimmung erforderlich. Im Oberschwellenbereich besteht zudem eine Ausnahme für bereits aus einem früheren Verfahren vorhandene, weiterhin geeignete Nachweise. [12]

6. Drei praktische Schritte vor der Vorlage

  1. Unterlagen lesen: Welches Dokument soll welchen Zustand zu welchem Zeitpunkt nachweisen? Die vom Aussteller angegebene Gültigkeit und die Aktualitätsanforderung der Ausschreibung sind unterschiedliche Fragen.
  2. Rechtzeitig fragen: Verlangen Sie bei einer zu kurz erscheinenden oder widersprüchlichen Anforderung eine Klarstellung. Die Aufnahme in die Ausschreibung macht nicht jede strengere Vorgabe rechtmäßig.
  3. Aktualisierung vorbereiten: Achten Sie auf die Vorlagefrist und reichen Sie nach Aufforderung genau den verlangten Nachweis ein. Die Bestellung eines neuen Dokuments ersetzt dessen Vorlage nicht. Das europäische Recht knüpft die Ergänzungsmöglichkeit an Bedingungen sowie Gleichbehandlung und Transparenz. [13]

FAQ

Kann ein Bieter wegen eines mehr als drei Monate alten Dokuments ausgeschlossen werden?

Eine einheitliche Antwort für alle Länder und Nachweise gibt es nicht. Zuerst ist zu prüfen, ob eine Altersgrenze gilt. Nach europäischem Recht kann die Ergänzung fehlender oder unvollständiger Dokumente unter Beachtung nationaler Regeln und der Gleichbehandlung verlangt werden; eine uneingeschränkte Behebungsgarantie besteht nicht. [13]

Wie lange darf ein Unternehmen eine rumänische Steuerbescheinigung verwenden?

Die zentrale Bescheinigung kann höchstens 30 Tage verwendet werden, die kommunale gilt 30 Tage ab Ausstellung. Übertragen Sie die 90-Tage-Ausnahme für bestimmte natürliche Personen weder auf Unternehmen noch auf kommunale Bescheinigungen. [4]

Ersetzt der slowakische ZHS-Eintrag sämtliche Nachweise?

Nein. Die Eintragung betrifft die persönlichen Voraussetzungen nach § 32 Abs. 1 Buchstaben a–f. § 152 Abs. 5 erlaubt zusätzliche Versicherungs-, Steuer- und Zollbescheinigungen. [14]

Fragt EKR alle ungarischen Nachweise automatisch ab?

Nein. Bestimmte Register erleichtern den Nachweis, aber eine NAV-Bescheinigung kann nötig sein, wenn das Unternehmen nicht in der Datenbank für Steuerpflichtige ohne öffentliche Schulden steht. Bei strafrechtlichen Ausschlussgründen kann eine beglaubigte Erklärung erforderlich sein. [9]

Was tun, wenn die Strafregisterbescheinigung sechs Monate gilt, die Ausschreibung aber 30 Tage verlangt?

Allgemeine Gültigkeit und geforderte Aktualität sind unterschiedliche Fragen. Rumänische Strafregisterbescheinigungen gelten sechs Monate; das Vergaberecht fordert auch aktualisierte Unterlagen. Ist die konkrete Vorgabe fraglich oder unerfüllbar, bitten Sie vor der Vorlage um Klarstellung. Ihre Aufnahme in die Ausschreibung belegt noch nicht die Rechtmäßigkeit. [5] [11]

Hivatkozások

  1. Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die öffentliche Auftragsvergabe — Artikel 59 Abs. 4–5
  2. 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet — § 1 Abs. 7
  3. Zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní — § 32 ods. 2 písm. a)–f)
  4. Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală — art. 158 alin. (5); art. 159 alin. (3)
  5. Legea nr. 290/2004 privind cazierul judiciar — art. 27 alin. (2)
  6. Bundesvergabegesetz 2018 — § 80 Abs. 1, 3
  7. Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die öffentliche Auftragsvergabe — Artikel 59 Abs. 4; Artikel 60
  8. Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die öffentliche Auftragsvergabe — Artikel 59 Abs. 5
  9. 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet — § 1 Abs. 3a; § 8 Buchstaben a–c
  10. Zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní — § 152 ods. 1, 4–5
  11. Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice — art. 196 alin. (2)
  12. Bundesvergabegesetz 2018 — § 80 Abs. 5–6
  13. Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die öffentliche Auftragsvergabe — Artikel 56 Abs. 3
  14. Zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní — § 152 ods. 1, 5

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Utolsó szakmai felülvizsgálat: 2026-10-12

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